Somos confrontados com quantidades enormes de novas informações a cada dia. Líderes em particular podem ser facilmente dominados pela riqueza de informações relacionadas com dados de concorrentes, novos produtos e lançamentos de serviços, mudanças de mercado e tendências da indústria.
Embora tenhamos acesso a uma variedade de ferramentas de informação e comunicação, como é que vamos refinar a dezenas de milhares de jornais, revistas, boletins, e posts à nossa disposição? Como podemos florescer em meio a milhares de páginas impressas, para não mencionar milhões de páginas na web?
Mais informações, mais confusão
Enquanto nós desfrutemos de uma capacidade crescente para extrair informações relevantes que suportam nossas carreiras e nossas vidas, mais do que nos deparamos é o valor marginal, na melhor das hipóteses, e muitas vezes fica no caminho de nossas metas e objetivos. Não temos horas a fio para enfrentar tudo o que concorre pela nossa atenção; na maioria dos dias, nos sentimos como se não tivéssemos tempo suficiente para tudo.
Felizmente, podemos empregar 10 estratégias para o seu dia se tornar mais produtivo e até mesmo agradável:
- Planejar com antecedência o tipo de informação que você procura.
- Identificar os portadores de informação vitais.
- Simplifique sua capacidade de consumo.
- Cuidado com as muletas de informação.
- Estabelecer um sistema de distribuição.
- Seja atencioso ao enviar informações.
- Respostas automatizadas.
- Acabar com o papel.
- Constantemente rever e atualizar.
- Reconhecer os benefícios de se manter organizado.
1#Planejar com antecedência o tipo de informação que você procura
Ter uma ideia razoável do tipo de informação que você quer e precisa para se reunir. Tal informação inclui notícias sobre a sua indústria ou profissão; desenvolvimentos notáveis de produtos e serviços; regulamentações significativas e nova legislação; cliente ou informações relacionadas com o consumidor; aplicações especiais; inteligência sobre os concorrentes; e tendências e perspectivas emergentes.
2#Identificar os Portadores da informação vital
Em cada profissão, identificar um pequeno número de fontes de informação-chave, incluindo publicações, sites, blogs e fontes de notícias duras, que cobrem o que está ocorrendo no mercado. Você realmente só precisa de três a quatro fontes; Você ficaria surpreso com a quantidade de cobertura de sobreposição você vai ver.
3#Simplifique sua capacidade de consumo
Depois de reconhecer o tipo de informação que você precisa e um punhado das melhores fontes, é preciso estabelecer uma forma metódica de receber, sintetizar e aplicar tais informações que vão beneficiar você, sua equipe e sua organização.
Ficar em sintonia com suas metas e objetivos e incidindo sobre o tipo de informação que suporta seus esforços lhe dá a melhor chance de conseguir o que deseja. Sua missão é manter um fluxo constante de informações relevantes o mais simples possível. Sim, de vez em quando você pode dar atenção às questões periféricas. Em geral, porém, o foco é na informação que vai fazer a diferença na sua eficácia.
4#Cuidado com as muletas de informação
Muitas pessoas têm uma predisposição para coletar e reter informações que confirmam o que já acreditamos ou sabemos ser verdadeiro. Eles não precisam salvar essas informações; a prática é mais como uma ação automática. Com a grande quantidade de informações na Internet hoje e a potência dos motores de busca, não é necessário muito para se pendurar.
Mais importante é a capacidade de encontrar o que precisa rapidamente, o que muitas vezes exige apenas algumas teclas. Retendo pilhas e arquivos de informação impressa é de valor decrescente e pode dificultar a sua eficácia. Além disso, arquivos e informações que você retem por mais de 18 meses, muitas vezes podem ser apagados sem efeitos prejudiciais.
5#Estabelecer um Sistema de Distribuição
Como você subir em sua carreira, você não deve gastar enormes quantidades de tempo a recolha de informação. Muito do que você procura pode ser identificada, recolhida, e divulgados a você pela equipe júnior. Você pode usá-los como batedores de informação e como um serviço de clipping de classificação para preread para você.
Uma vez libertado da tarefa constante de identificar e reunir informações, você é mais capaz de pensar conceitualmente de maneiras que ajudarão a impulsionar sua equipe, divisão ou departamento para a frente. Isto é especialmente verdadeiro quando se introduz um novo produto, serviço ou sistema de entrega.
6#Seja atencioso ao enviar informações
Às vezes, a quantidade enorme de informação é devido à nossa falta de diretrizes organizadoras. Tais orientações poderiam poupar-nos, a exposição excessiva à informação que não suporta nossos desafios atuais.
Aprender a ser mais exigentes quando a troca de informações. Tente eliminar siglas, abreviaturas e jargões que podem levar a mal-entendidos, limitar a duração da sua correspondência com outras pessoas, incluindo apenas o que é necessário saber. Devemos também encorajar uns aos outros para parar de enviar Cópias e Cópias Ocultas quando não é necessário, e evitar a apresentação de “FYI” tipo de mensagem completamente desnecessária na maioria dos casos.
7#Respostas automatizadas
Durante todo o curso de sua jornada de trabalho, você receberá muitos tipos diferentes de solicitações. Muitos são de rotina, você pode automatizar suas respostas usando a função de seu e-mail. A maioria dos programas de software de e-mail oferece pelo menos 20 respostas diferentes. Você pode criar e salvar por categoria, que permitem a resposta pronta e eficaz aos clientes e colaboradores. As respostas que você desenvolveu também podem ser personalizadas para atender as particularidades de um assunto específico.
Que tipos de respostas que você pode criar com antecedência? Listas de convocados, letras padrão, descrições de produtos, descrições de serviços, listas de preços, foto de sua equipe ou organização, credenciais, histórias organizacionais. Quanto mais respostas automatizadas você estabelecer, mais rápido e de forma mais produtiva você pode responder às perguntas.
8#Acabar com o papel
Em todos os setores são retidas uma variedade de arquivos impressos e documentos. No entanto, você pode realizar uma campanha para reduzir o volume de papel que você está retendo, seja em armários, gavetas ou caixas de armazenamento.
Avaliação de cada documento que você recebe e analisar se ele merece ser guardado. Será que uma versão digitalizada do referido documento é suficiente? Se assim for, digitalizá-lo e reciclar o papel. Sim, a digitalização exige tempo e esforço extra, mas no longo prazo, o retorno é mais do que válido. Quando você efetivamente rotular cada um dos documentos que digitalizados, vai melhorar a sua capacidade para localizá-los rapidamente em seu disco rígido ou online. Encontrar tais documentos eletrônicos é geralmente mais fácil do que encontrar a cópia impressa.
9#Constantemente Rever e Atualizar
Periodicamente rever os seus documentos. A informação ainda é relevante? Será que ela precisa ser combinada com qualquer outra coisa? Deve ser reclassificada? Seu objetivo é manter suas participações no nível mínimo.
Rever apenas um punhado de pastas de arquivo de cada vez, para você não se sentir sobrecarregado. Pergunte a si mesmo: “O que pode ser excluído? O que deve ser mesclado? O que pode ser extraído para que as poucas jóias de sabedoria fundamental permaneçam para o meu sucesso?”
10#Reconhecer os benefícios de permanecer organizado
Ficar organizado pode deixá-lo ansioso. Organizar não é certamente uma tarefa fascinante. No entanto, em um mundo que nos esmaga com informação e comunicação, tornar-se o mestre de seus arquivos e mantê-los para que o sirvam, é mais importante do que nunca. As pessoas que se tornam hábeis em reconhecer, reunir, recuperar e aplicar a informação certa no momento certo são valiosos para suas organizações e suas equipes.
O futuro da sua indústria ou profissão será dominado por executivos ultra-produtivos que entendem a importância da informação e gestão da comunicação. Independentemente dos obstáculos que enfrentam, esses gestores de informação adeptos são capazes de apontar a sua equipe ou organização na direção apropriada. Por quê? Eles têm uma capacidade bem desenvolvida para identificar, montar e transmitir conhecimento que extraem a partir de informações. Em última análise, eles podem recorrer a seus conhecimentos para liderar com sabedoria.
Autor: Jeff Davidson
Jeff Davidson, MBA, CMC (aka “A vida Trabalho equilíbrio Expert” ®) oferece apresentações e oficinas keynote em um equilíbrio trabalho-vida criar, gerenciar o ritmo de graça e de prosperidade em um mundo hiper-acelerado. Ele tem falado a Fortune 50 empresas, como a Lockheed e IBM, bem como American Express, Westinghouse, America Online, e Wells Fargo. Jeff também é o autor de simplicidade voluntária, Breathing Space, e Disque-o para baixo, Live it Up.Seus livros foram publicados em 19 idiomas, incluindo árabe, chinês, japonês, malaio, turco e russo. Para mais informações visite www.BreathingSpace.com .
