Existem muitas maneiras de gerenciar equipes, isso se comprova quando fazemos fóruns de gerentes de vendas e cada um, em seu estilo, faz o dever de casa, alguns de modo mais sistêmico, outros com excesso de informalidade, mas todos buscam controlar do jeito que sabem fazer.
Não existe uma metodologia em muitos dos casos, o gerente, como um técnico de futebol, decide o esquema tático e estratégico da equipe. Alguns fazem um time mais retranqueiro, outros valorizam somente os craques da equipe e alguns fazem o que considero mais eficaz, definem regras e ritmo com métricas de desempenho individual ou global. Isso no esporte se chama “scout”, ou indicadores de desempenho.
Vender muito não é vender bem definitivamente. Vender pouco é ainda mais preocupante, é claro. Qual o segredo de ter uma equipe que venda mais e melhor?
Isso é que queremos que você líder de vendas faça com a inteligência aplicada aos processos de vendas e gerenciamento, conforme idéias e ferramentas a seguir.
Indicadores de desempenho em vendas (scout selling)
O gerenciamento de uma equipe começa por medir sua produtividade, a agenda de trabalho de cada vendedor. Fica impossível olhar uma a uma, mas a maneira como podemos fazer isso é mais simples que parece.
Valorizo muito os controles visuais, aqueles feitos com quadros na parede, em que se possa anotar o dia-a-dia da equipe, aliás, os vendedores alimentam esses quadros e ajudam o gerente a ter uma visão de agenda produtiva e outros aspectos relativos à produtividade.
A seguir veja um exemplo de quadro – agenda e como é simples de usar:
No quadro acima vemos a quantidade de reuniões – visitas e entrevistas de um vendedor hipotético que visivelmente precisa melhorar em alguns dias e horários menos produtivos. O líder precisa monitorar semana a semana, dia após dia, a queda de desempenho e entender por que alguns vendedores decaem sua produtividade sistematicamente em alguns momentos da semana.
Registro de Resultados
No quadro acima vemos a relação entre o volume de atividades de prospecção semanal versus os valores de negócios, despesas e comissões. Muitas vezes o esforço na conquista do cliente é menos vantajoso que o resultado final, ou seja, se gasta muito tempo e dinheiro para obter um resultado reduzido.
O que parece simples, na verdade cria uma atmosfera de absoluta competição entre os vendedores. Ninguém quer ter lacunas vazias em sua agenda e as pessoas ficam com seus dados expostos a todos, isso promove uma cobrança pessoal em que cada vendedor aumenta seu foco em marcar visitas, atender clientes, fechar mais vendas, etc.
Este quadro pode ser feito de várias formas, como citei acima, seu foco pode ser nas visitas, nas entrevistas, nos atendimentos ou ainda no fechamento de vendas, muito comum este último quando falamos de vendas no varejo.
As perguntas que o gerente precisa fazer para sua equipe ao analisar o quadro semanalmente são:
– Qual o melhor dia da semana para os negócios?
– Por que decaímos em um determinado período do mês?
– O que (nome do vendedor mais produtivo) fez de diferente para vender mais ou marcar mais visitas?
reuniões rápidas e diárias, no final de uma semana é possível analisar e pedir maior desempenho de alguns na equipe.
Outro aspecto é gerenciar os negócios, afinal tem muito vendedor que faz um grande volume de visitas, entrevistas e propostas e não consegue fechar um bom volume de negócios.
Para isso a melhor ferramenta é o Mapa de Oportunidades, ferramenta de auto-controle do vendedor, uma das mais importantes maneiras de aumentar vendas cruzadas e ampliadas e vender o Mix de produtos que a empresa oferece.
Falo sempre em meus treinamentos e palestras do Mapa de Oportunidades e comprovei ao longo de todos esses anos, excelentes resultados em empresas e com profissionais que o aplicaram.
O líder deve educar sua equipe a ter essa inteligência e aplicar o conceito de mapa de oportunidades a seguir:
Mapa de Oportunidades
Como fazer:
- Listar seus clientes ou prospects
- Listar os melhores produtos/serviços que você oferece
- Cruzar a lista de produtos com a de empresas que você listou, assinalando aqueles que já compraram marcando um “X”.
- Cruzar a lista de produtos/serviços com a de empresas que você listou, assinalando aqueles que poderiam comprar com um “O”.
- Nos clientes – X – você pode efetuar novas vendas. Por exemplo, de serviços – isto é venda vertical.
- Nos prospects – “O” – você deve oferecer os produtos/serviços que considera adequados, basta saber despertar interesse.
- Nas empresas sem legenda nenhuma responda: Como posso oferecer o que vendo de forma que isto pode ajudá-las ou interessar a elas? Se conseguir responder você as torna prospects.
Exemplo de mapa de oportunidades:
Aplique as instruções dadas nesta matriz de mapa de oportunidades a seguir e exercite este poderoso conceito de referência cruzada entre aquilo que sua empresa vende e para quem se pode vender um produto e/ou serviço inicial ou adicional:
Produtos / Serviços
Prospects/Clientes
Como o líder deve utilizar os vários mapas e unificá-los.
Para o vendedor a frequência recomendada de preparação de um mapa de oportunidades deve de ser no máximo para uma semana. Foco e visão são essenciais ao cruzar os produtos que mais precisam ser vendidos e ainda os clientes potenciais, sejam clientes ativos, inativos ou prospects (potenciais novos clientes já qualificados).
Já pra o líder, o poder de síntese ou de sumarização dos resultados é elementar. É claro que individualmente cada mapa é muito útil para o trabalho com os vendedores que têm dificuldades de venda. Mas é preciso ter uma visão global do volume de oportunidades da equipe.
Para tanto, o líder deve recorrer a controles informatizados. Sistemas de automação de força de vendas são excelentes e muitos permitem que sua empresa tenha uma visão mais profissional do volume de oportunidades por clientes, por segmento e nicho de mercado.
Saber onde estão as oportunidades faz parte da análise competitiva e profissional que sua empresa precisa.
No entanto, sem um sistema ainda assim é possível fazer um bom mapa utilizando planilhas eletrônicas tais como Excel. É claro que a medida em que seu número de vendedores cresce e você precisa de mais relatórios gerenciais, usar um planilha pode ser arriscado e inviável.
O mapa de oportunidades é base para os controles mais importantes do líder, pois permite o monitoramento da equipe e leva às previsões de vendas, normalmente difíceis de se encontrar em áreas de vendas.
O melhor controle de volume de vendas e previsões se chama Pipeline ou Funil de Vendas, mas não apenas conceitual, me refiro a controlar cada etapa da venda, recorrendo ao conceito de porcentagem (milestones) do processo de vendas com cada clientes e a alocação de negócios dentro de um período do mês ou próximos meses.
Parece complicado, mas não é. Vamos ver como fazer o Funil de Vendas e obter previsões assertivas:
PIPELINE – o funil de vendas
No livro “Gestão em Vendas – Os 21 segredos do sucesso – Ed. Saraiva”de José Luiz Tejon e Marcos Cobra é destacada a importância de ter um sistema de gerenciamento em vendas, normalmente embutido em uma aplicação maior chamada CRM – Customer Relationship Management – sistema de gerenciamento do relacionamento com o cliente.
Neste grande livro tem um dado importante sobre uma pesquisa de produtividade de vendedores. Segundo a pesquisa promovida pela Souza Aranha, Tejon e Cobra concluem que vendedores gastam muito tempo e convertem poucos negócios de um modo geral. A falta de informações e monitoramento do líder através de controles profissionais, faz com que se gaste muito dinheiro com a venda e fica o falso resultado de poucos clientes.
Quantos clientes sua equipe consegue prospectar e quantos deles se convertem em negócios fechados? Se sua empresa é uma fábrica de propostas vazias, muito cuidado, o lucro está indo pelo ralo.
O funil de vendas é o método mais simples e eficaz de medir a convergência de propostas em negócios, simplesmente, determina aquilo que sua empresa oferece e reverte em vendas de fato.
Veja a figura a seguir e reflita como sobre como sua equipe precisa melhorar em cada etapa deste funil a fim de ter menos clientes na entrada e mais negócios na saída.
As análises poderosas que um líder pode ter com o uso do funil de vendas são:
– Quantos clientes temos que fomentar para ter o número de clientes que precisamos comprando?
– Qual o tempo do ciclo de venda e quantos negócios demoram demais para se tornarem qualificados?
– Quantas vendas evoluem e quantas se perdem por falta de negociação eficaz?
– Quantos negócios são adiados, agendados mais para frente?
– Quais os motivos de não venda? Por que estamos perdendo negócios?
Agora a visão que realmente interessa para o resultado final é a de negócios que estão em negociação e caminhando para o fechamento.
Para tanto, é preciso dar um rótulo a cada etapa da venda e essa denominação deve ser feita com percentual associado ao nome que achar mais adequado a cada etapa da venda. Por exemplo:
10% – contato inicial
25% – definido o interesse do cliente
50% – proposta colocada, produto apresentado
75% – em negociação
90% – pedido verbal de compra, tentativa de ampliar a venda
100%- venda concluída
Esta definição é aquilo ao que se atribui o nome de “milestones”ou pedras de milha, conforme explicado no capítulo 4.
A previsão de vendas se faz com Mapa de oportunidades seguido de filtragem com o conceito de Pipeline (Funil de Vendas) e o controle da venda através de Milestones (% da etapa com o cliente). Veja a seguir como fazer uma planilha de monitoramento completo dos negócios:
E a seguir, um exemplo de preenchimento de pipeline/forecasting e vendas:
O processo de vendas parecerá muito mais fácil quando temos vendedores controlando a venda e é por isso que esses controles contam com a participação efetiva de todos na equipe. São simples de se usar e não ficam para o fim do mês.
Minha equipe de vendas assim como a de muitos clientes que presto consultoria, usam e afirmam que gostam de ter visão de seus negócios.
Observe que estamos trabalhando com dados reais e estas informações atualizadas fazem com que reuniões de vendas sejam absurdamente mais produtivas. Acabou aquele modelo de cada vendedor ter que preparar seus relatórios ou ficar de improviso se lembrando dos clientes e de suas respostas quanto ao fechamento da venda.
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Pense nisso e muito sucesso!
Autor: Marcelo Ortega – Palestrante internacional, autor de diversos livros dentre estes os best-sellers – Sucesso em Vendas e Inteligencia em Vendas – Ed. Saraiva
