A modernização e a expansão da economia brasileira são fenômenos que se seguiram à estabilização econômica e trouxeram no seu bojo a crescente utilização de consultores e empresas de consultorias. A principal razão da utilização destes serviços está diretamente relacionada com a crescente competitividade no mercado brasileiro, agora totalmente inserido no processo de globalização.
O Brasil conta hoje com uma importante representação de todas as grandes empresas globais de consultoria, mas o mercado tem se expandido de forma impressionante também para as empresas locais, sejam elas tradicionais ou aquelas criadas nos últimos anos para responder a esta crescente demanda. Consultores individuais também se multiplicaram e disputam acirradamente as oportunidades de negócios em um segmento que apresenta uma sensibilidade muito mais alta que a maioria das empresas às crises que são cada vez mais frequentes e cada vez mais intensas.
Do ponto de vista dos executivos das médias e grandes empresas, a contratação de consultorias suscita uma série de questões para as quais certamente não existem respostas prontas e acabadas. Acho importante trazer este assunto para a discussão publica, de forma que possamos aprender com as experiências e explorar as diferentes perspectivas que a atividade de consultoria suscita, sem a pretensão de esgotar o tema.
São muitos os motivos que fazem com que uma empresa opte pela consultoria empresarial. Dentre essas razões podemos destacar algumas principais como, a limitação de conhecimento para melhoria de processos, falta de técnicas avançadas para resolver situações complicadas. Sem saber como executar certa tarefa ou por acreditar que algo possa ser feito de forma mais otimizada, uma empresa não hesitará em convocar uma consultoria. A escassez de horas disponíveis para uma determinada tarefa é um outro motivo comum. Esses são apenas alguns exemplos que levam os executivos a procurarem por uma consultoria empresarial.
A primeira grande pergunta que se coloca é como escolher uma consultoria. Este é um grande dilema, pois é muito frequente a falta de critérios para esta decisão. Depois da decisão de que irão de fato contratar uma consultoria entra a etapa de escolha da empresa. A fase de seleção precisa ser cuidadosamente estudada pelos executivos responsáveis da empresa, já que é muito comum eles se qualificarem para um serviço que não dominam por completo, como por exemplo uma gestão de processos avançada.
Pesquisas indicam que uma das principais fontes de contratação de consultorias é a indicação, o que sem duvida é de grande ajuda. Mas não é suficiente, pois a realidade das empresas é muito diferente e o que funciona bem em uma empresa não vai necessariamente funcionar em outra. Podemos considerar que este é um primeiro passo.
Observamos que o critério preço tem sido considerado um grande fator de escolha, reforçado inclusive por pesquisas conduzidas por entidades profissionais dos consultores e disponíveis na mídia, e isto é preocupante. Um conhecido ditado popular já nos ensina que “o barato sai caro”, e o impacto que um trabalho de consultoria mal conduzido pode trazer para a empresa pode ser incalculável. É comum encontrarmos situações de venda onde a empresa que está prestando o serviço vende seu “produto” sem ter as qualificações necessárias e depois resolve como irá atender. É lamentável que essa ainda seja uma realidade nacional. O que dificulta bastante na hora de tomar uma decisão sobre quem contratar. Para lidar com essa situação, nada melhor do que contar com a sabedoria e senso crítico dos mais experientes.
Os consultores são, antes e acima de tudo, conselheiros. Mas, suas orientações não substituem certos trabalhos preliminares que somente você (ou sua empresa) podem realizar. Assim sendo, antes de considerar a possibilidade de contratar um consultor, faça a si mesmo quatro perguntas:
- Você compreende claramente a missão do projeto? Cliente e consultores quase sempre entendem de maneiras diferentes o objetivo final do projeto, e com freqüência os objetivos são definidos de maneira imprecisa (por exemplo, melhorar um processo de negócios ). Trabalhos de consultoria sem metas mensuráveis costumam resultar em decepções. Antes de procurar um consultor, defina o alcance e a finalidade do projeto proposto.
- A alta gerência apóia plenamente em termos organizacionais e financeiros a missão do consultor? A distância da alta gerência do projeto de consultoria é uma garantia de fracasso. Com grande freqüência, os gerentes da linha de frente defendem serviços de consultoria sem o apoio total dos escalões superiores. Ou então a gerência sênior pode impingir seus consultores prediletos aos gerentes. A incoerência interna acarreta desperdício de tempo e dinheiro e semeia desconfianças, o que pode pôr o projeto a perder. É preciso que se chegue a um consenso quanto à necessidade de orientação externa antes de prosseguir.
- Quando o trabalho deve ser dado por encerrado? Consultoria e terceirização são duas atividades absolutamente diferentes. A gestão de processos empresariais, como a terceirização é eufemisticamente denominada, envolve um contrato a longo prazo entre a empresa e um agente externo, para que este cuide de determinada operação fundamental de negócios. Já trabalhos de consultoria devem ter um começo e um fim definidos. Não faz sentido (e, em última instância, não é lucrativo) contratar consultores de gestão para dirigir toda a companhia o que acaba acontecendo nos relacionamentos sem prazo definido.
- Sua empresa poderá dar o suporte contínuo necessário após a conclusão do projeto? Consultorias são como exercícios físicos: sem um acompanhamento dedicado, não passam de desperdício de esforço. Para assegurar seu êxito permanente, é preciso monitorar com atenção o programa quando a consultoria for embora. Aqui, vale a importante regra da “transferência de tecnologia”.
Depois que identificar algum prováveis candidatos, peça-lhes propostas. Considere-as o cartão de visita do consultor. Jamais pague por uma proposta nem aceite um acordo de cavalheiros para serviços de consultoria. E, embora não exista uma fórmula preestabelecida, um documento bem elaborado deve responder, de forma clara e concisa, às seguintes perguntas:
- O consultor compreendeu o problema?
- A abordagem e a metodologia propostas para solucionar o problema são apresentadas de maneira clara e sucinta?
- É possível quantificar os benefícios?
- Quais são as qualificações e a experiência da equipe de consultores?
- Qual o valor dos honorários?
- Quais as fontes de referência fornecidas para que possamos pesquisar préviamente?
A análise da proposta dará uma boa ideia da afinidade entre a firma e a empresa. Propostas recheadas de jargões e que não definam o produto final são inúteis. É preciso compreender com clareza que resultados serão obtidos e em que prazo.
Os consultores raramente descrevem seu trabalho de maneira minuciosa por receio de violar o sigilo de seus clientes o que dificulta muito a verificação aprofundada de referências. Mas, mesmo assim, é fundamental. Pergunte aos finalistas os nomes e números dos clientes cujos projetos sejam mais parecidos com o seu.
Ainda sobre os honorários : a maioria dos serviços de consultoria é cobrada por diária; no caso de projetos a longo prazo, usam-se adiantamentos. Os honorários podem parecer exorbitantes à primeira vista, mas um bom trabalho de consultoria vale a pena, sobretudo quando os resultados são definidos com clareza. O estabelecimento de medidas claras para os resultados previstos é demorado mas indispensável, na medida em que permite que consultor e cliente estabeleçam critérios de desempenho. Também possibilita ao cliente atribuir um valor monetário aos benefícios, ao passo que o consultor sabe quanto receberá pelo trabalho envolvido.
Para aumentar suas possibilidades de êxito, é importante considerar que muitos trabalhos de consultoria fracassam quando os clientes renunciam à sua responsabilidade de participar ativamente de programas em que os consultores tenham um papel de liderança ou parceria. Consultor nenhum faz milagres, e os clientes não são impotentes; cada parte é responsável por assegurar que o projeto em questão atinja os objetivos almejados.
Certamente estas são questões iniciais para este importante tema da contratação de consultores e consultorias. Compartilhe com seus colegas e descubra que a maioria poderá acrescentar importantes aspectos à esta discussão.
Autor: Fernando Carvalho Lima
